Как организовать волонтерскую акцию?

Волонтерские акции сотрудников — проявление социальной ответственности компании и одновременно возможность для командообразования.

Шаг 1

Для чего компании нужно волонтерство?

Многие компании в рамках своей стратегии корпоративной социальной ответственности одной из главных задач считают развитие волонтерского движения. Этот вид КСО — один из наиболее осознанных, он требует от сотрудника не только финансовой, но и эмоциональной отдачи.
Возможно, поэтому собрать костяк волонтеров представляется довольно сложным, но выполнимым делом — при должном уровне подготовки и мотивировании сотрудников.

Волонтерские активности, как и любые другие, должны вписываться в общую стратегию КСО (если ваша компания выбрала основным направлением помощь в получении образования, то логично, что и волонтеры будут заниматься тем же). Волонтерская помощь также может требоваться учреждениям или территориям, которые находятся в непосредственной близости от офиса или производства компании.
Некоторые компании считают, что волонтерство — это активность, выполняемая сотрудниками исключительно в нерабочее время. Заранее проговорите со своим отделом HR, как вы позиционируете волонтерство в компании и на каких условиях оно проводится.

Конечно, сотрудники могут участвовать и в других волонтерских активностях, не инициированных компанией и, соответственно, выходящих за рамки ее стратегии КСО. Компания может предоставить коммуникационные ресурсы для анонсов волонтерских акций — интранет или информационные ТВ-экраны.

Шаг 2

Готовы ли вы помогать?

Поскольку волонтерство требует непосредственного участия сотрудников, необходимо очень четко понимать, что именно они готовы делать. Для этого можно провести опрос. Вот пример такого опроса:

1. Приходилось ли вам участвовать в волонтерских акциях?
— Да
— Нет

2. Если да, то в каких?

3. Какой вид активности для вас предпочтительнее? (Возможно несколько вариантов ответа)

— Проведение мастер-класса
— Уборка территории
— Проведение несложных ремонтных работ
— Чтение книг пациентам детской клиники
— Другое

4. Сколько времени вы готовы потратить на волонтерское мероприятие?

— Несколько часов в будний день
— Несколько часов в выходной день
— Целый день (будний)
— Столько, сколько потребуется

5. Готовы ли вы быть координатором волонтерской активности?

— Если да, укажите свое имя.

Итоги опроса послужат отправной точкой для подготовки волонтерской акции. Если будут отданы предпочтения сразу нескольким видам активностей, попробуйте организовать их все, но в разное время. Волонтерские акции могут устраиваться независимо от других событий в компании, а могут быть объединены в неделю волонтерства, например.
Хорошо, когда тематика волонтерских акций совпадает с общей стратегией КСО. Но они могут быть и не связаны напрямую. В любом случае важно, чтобы компания поддерживала инициативы сотрудников. Она может быть разной: софинансирование, предоставление организационного ресурса, какое-то иное содействие.

С точки зрения организации процесса правильно, когда лидером волонтерской акции становится самый опытный и заинтересованный волонтер в компании (тот, кто активно ведет волонтерскую деятельность за пределами работы, имеет опыт организации волонтерских акций), а коллеги из отдела по персоналу, связям с общественностью или корпоративным вопросам оказывают ему поддержку. Но эта ситуация скорее является исключением, и на практике обычно вся организационная работа ложится на сотрудников вышеназванных отделов. Лидеру волонтерской акции нужно будет помочь выбрать партнеров, собрать группу волонтеров и организовать их подготовку. Также нужно курировать логистику, организовывать необходимые коммуникации внутри компании: интранет, рассылки, листовки и т. д.

Шаг 3

Выберите партнеров

Получив пожелания сотрудников, чем бы они хотели заниматься, попробуйте найти те организации или учреждения, которым нужен этот вид помощи. Если ваши сотрудники выразили желание провести уборку территории, в зависимости от вашей стратегии КСО вы можете выбрать конкретную форму и место проведения такой акции. Например, ваша компания заботится об окружающей среде, тогда вы можете предложить помощь ближайшему заповеднику или природному парку. Это можно сделать, либо непосредственно позвонив в парк, либо обратившись в профильную НКО, занимающуюся экологическими проектами, за инструкциями и контактами. Если вы проводите подобную акцию впервые, лучше заручиться поддержкой профильной организации.

Интернаты, лечебно-профилактические учреждения — более сложные партнеры, так как доступ в них часто бывает ограничен. Самый простой и разумный путь — связаться с профильными НКО, работающими с такими учреждениями, и предложить свою волонтерскую помощь. Здесь можно посмотреть информацию о различных благотворительных фондах, специализирующихся на решении разных проблем.

Определившись с партнером, вы можете договориться о дате проведения волонтерской акции, требуемом количестве волонтеров, необходимом инвентаре и подготовке волонтеров. Также обязательно уточните, будет ли партнер привлекать собственных волонтеров и кто будет курировать акцию с его стороны. Это очень важно, поскольку поможет в оперативном решении вопросов в ходе акции.

Шаг 4

Продумайте логистику и организацию акции

Необходимо проговорить с партнером, какая конкретно помощь потребуется от ваших волонтеров и в каком количестве вы можете приехать. Иногда учреждение (например, помещение фонда) может физически не вместить больше определенного количества людей. Вам важно узнать:
— во сколько вы должны приехать на место проведения волонтерской акции и начать работу;
— что нужно привезти с собой (если речь идет об уборке территории — инвентарь, мусорные пакеты, если о чтении книг — книги, угощения к чаю и так далее);
— во сколько закончится акция? Если она длительная по времени, будет ли возможность определить помещение, где сотрудники смогут пообедать и отдохнуть. Вы заранее должны продумать и то, как волонтеры будут добираться до места проведения акции.

Если акция проходит в пределах населенного пункта, где расположен офис компании, сотрудники могут воспользоваться личным или общественным транспортом. Если вам предстоит выезд за пределы вашего населенного пункта, лучше организовать общий трансфер туда и обратно. В дорогу возьмите с собой воду и фрукты/печенье, а на месте организуйте обед, если продолжительность акции больше 3 часов. Волонтерство должно быть сопряжено с приятными эмоциями.

Шаг 5

Проинформируйте сотрудников

Проинформируйте сотрудников об акции, используя все возможные каналы коммуникации — приглашение по электронной почте, печатные объявления, информационные ТВ-экраны. Каждое ваше сообщение должно содержать информацию о:
— дате, месте и времени проведения акции;
— формате акции (что конкретно потребуется делать;)
— контактном лице, у которого можно записаться на участие в акции.

Если речь идет о проведении акции, где требуется дополнительный инвентарь (уборка и т. п.), обязательно укажите, что компания занимается всеми организационными вопросами. Регулярно напоминайте о проведении акции. Вы можете анонсировать акцию за 2 недели до ее проведения, затем еще раз через неделю и финально — накануне.
Отдельные сообщения о планируемых тренингах и деталях акции направляйте уже зарегистрировавшимся волонтерам.

Шаг 6

Подготовьте волонтеров

Если большая часть ваших сотрудников никогда не участвовала в волонтерских акциях, будет полезно провести для них тренинг. Это может сделать НКО, с которой вы сотрудничаете, либо независимая НКО.

Если вы планируете проводить акцию для детей или взрослых с тяжелыми заболеваниями или детей с особенностями развития, трезво оцените силы и готовность ваших коллег. Перед такой акцией (если, взвесив все за и против, вы понимаете, что вашей команде волонтеров это по силам) тренинг нужно провести обязательно: чтобы подготовить сотрудников к эмоциональной и психологической нагрузке и в результате не навредить ни им, ни детям.
При организации акции лучше обратиться в НКО, работающую с этими людьми. Лучшие тренеры — опытные волонтеры фонда-партнера или ЛПУ, либо профильные психологи.

Более простой вариант — предложить помощь учреждению в виде уборки территории, палат или игровых комнат (если это возможно), оформлении помещений (например, под руководством художника разрисовать стены в палатах).

Шаг 7

Оцените итоги, поблагодарите участников и расскажите об их успехах

После проведения акции поощрите участников, сделав общую рассылку, в которой поблагодарите волонтеров. Расскажите всем сотрудникам о результатах акции, сделайте репортаж с итогами (количество волонтеров и волонтерских часов) и фотографиями проведенной акции. Публичное признание заслуг сотрудников может поддержать их мотивацию, а общая коммуникация поможет привлечь новых волонтеров к следующим акциям и закрепит ваш успех. Также опросите участников об их впечатлениях и пожеланиях, чтобы в будущем делать акции еще более эффективными.

Обязательно рассказывайте о волонтерских акциях компании в социальных сетях!

Шаг 8

Подумайте о будущих активностях

Старайтесь не бросать начатое. Если вы хотите развивать волонтерское движение, важно давать сотрудникам возможность регулярно пробовать себя в качестве волонтеров в акциях разных форматов. Даже если вы проводите неделю волонтерства раз в год, но делаете несколько акций и рассказываете о них сотрудникам, потребность в волонтерстве, а также количество участников будет с каждым годом возрастать.