Корпоративная ярмарка

Корпоративная ярмарка — один из наиболее простых и незатратных форматов волонтерской и благотворительной активности в компании.

Шаг 1

Оцените, как вписывается ярмарка в стратегию корпоративной социальной ответственности в вашей компании

Любая благотворительная активность в идеале должна вписываться в общую стратегию корпоративной социальной ответственности. Например, компания-производитель продуктов питания может обучать детей навыкам приготовления полезной пищи или прививать любовь к активному образу жизни; банковские структуры нередко оказывают финансовую помощь социально незащищенным людям — детям-сиротам, инвалидам.
Средства, собранные на корпоративной ярмарке, можно направлять тем же адресатам, которых поддерживает компания: например, купить нужные учебники студентам, получающим от компании стипендии, а детям, участвующим в программах здорового образа жизни, — кухонное или спортивное оборудование. Важно, чтобы корпоративная ярмарка не была оторвана от всей остальной деятельности в области КСО.

Шаг 2

Выберите лидера

Определитесь с тем, кто именно будет организовывать корпоративную ярмарку в компании. Это может быть сотрудник отдела по работе с персоналом, отдела по корпоративным вопросам, связям с общественностью или внутренним коммуникациям (тех структур в компании, которые чаще всего ответственны за КСО). Лидеру нужно будет вести переговоры с партнерами, организовывать внутренние коммуникации, собирать встречи инициативной группы и затем рассказывать о результатах. Для этой роли подойдет и опытный волонтер в компании, и тот сотрудник, который хочет развивать навыки проектного менеджмента и интересуется КСО, правда, ему потребуется более опытный супервайзер.

Шаг 3

Выберете благополучателя и уточните его потребности

Выберете, кому вы передадите вырученные на корпоративной ярмарке средства. Это может быть фонд, с которым вы сотрудничаете в рамках других, более крупных проектов, а может и подшефный интернат, дом престарелых или лечебно-профилактическое учреждение. Если внутреннее регулирование в компании позволяет, это может быть и физическое лицо.
Когда вы определитесь с благополучателем, уточните его потребности и готовность принять денежные средства. Бывают ситуации, когда благополучатели не могут принимать наличные или когда вместо передачи денег вам предложат закупить определенное оборудование, книги, оплатить билеты в театр или трансфер.

Шаг 4

Определитесь с тем, что, где, когда и за сколько будете продавать

Что?

Чтобы понять, что лучше предложить для покупки коллегам, лучше объединиться с отделом по персоналу. Также можно провести опрос сотрудников, хотя эта опция более затратна по времени и может не дать единого или четкого ответа на вопрос «Что?».

Варианты для продажи:
— угощения или предметы, сделанные руками коллег: различные десерты и закуски, картины, елочные украшения, игрушки (свалянные или вязаные), изделия из папье-маше. Все зависит от талантов и активности ваших волонтеров;
— новые (нераспакованные) мелкогабаритные предметы быта или декора, гаджеты: кому-то может пригодиться ненужный вам новый фонарь или приобретенный по ошибке подсвечник, идентичный тому, что уже есть у вас.

Где?

Обычно ярмарки проводятся в головных офисах компаний, где концентрируется наибольшее количество сотрудников. Но ярмарку можно устроить и в рамках более крупного мероприятия, на которое съезжаются все сотрудники. Тогда эту опцию нужно заранее оговорить с организаторами основного мероприятия, чтобы комфортно включить ее в программу.

Когда?

Корпоративная ярмарка может быть частью ежегодной недели корпоративной социальной ответственности (во многих глобальных компаниях популярны недели волонтерства, которые проводятся в одно и то же определенное время ежегодно по всему миру), но может проводиться самостоятельно — в канун Нового года, Всемирного дня защиты детей или других знаменательных дат. Ограничений нет — вы можете провести ярмарку и для того, чтобы оказать помощь по «внезапному» запросу от кого-то из партнеров. #ЩедрыйВторник — отличный повод для проведения благотворительной ярмарки.

Шаг 5

Привлеките первых волонтеров

Если речь идет о ярмарке, для которой сотрудники что-то делают своими руками, или о продаже новых, но не очень нужных предметов, еще до широкого анонсирования мероприятия устно попробуйте привлечь волонтеров. Это могут быть коллеги из отдела по работе с персоналом, отдела по корпоративным вопросам, связям с общественностью или внутренним коммуникациям. Вы должны собрать «критическую массу» товаров для продажи, чтобы быть уверенными в базовом успехе мероприятия.

Шаг 6

Проинформируйте сотрудников

Представьте, что вы открываете собственный магазин и ваша задача — привлечь максимальное количество покупателей на его открытие. Используя разные каналы коммуникации, проинформируйте сотрудников о грядущей ярмарке. В вашем распоряжении интранет, электронная почта, плакаты. Ваше сообщение должно содержать информацию о:
— формате мероприятия;
— партнерах;
— дате, месте и времени его проведения;
— меню/предметах, которые будут в продаже;
— ценах (в идеале — ожидаемые ценовые пределы);
— готовности принять дополнительных волонтеров (тех, кто будет готовить или
продавать предметы);
— целях (если вам нужно собрать определенную сумму);
— контактных лицах.

Регулярность напоминания также имеет значение. Вы можете анонсировать мероприятие за 2 недели до его проведения, затем еще раз через неделю и финально — накануне или за 15–20 минут до начала.

Шаг 7

Проведите установочную встречу с волонтерами и договоритесь о ценовой политике

Составьте список волонтеров с указанием блюд /предметов, которые они планируют приготовить или принести. Договоритесь о встрече примерно за неделю до мероприятия, чтобы представить формат, определить ценовую политику (например, «все по 100») и призвать коллег-волонтеров быть примером другим и совершать покупки.

Шаг 8

Решите организационные вопросы и позаботьтесь об инвентаре

Заранее определите, где будете проводить ярмарку — в переговорной, кафетерии и т. п. и сделайте необходимые бронирования. Если бюджет позволяет, вы можете закупить минимальные предметы декора — скатерти, тарелки, тематические воздушные шары, сделать красивые ценники (доска и индивидуальные карточки). Необходимая вещь — ящик для сбора денег. Ящик должен удобно открываться, чтобы из него можно было брать сдачу и в идеале должен быть прозрачным. Многие фонды, особенно если их представители присутствуют на мероприятии, готовы предоставить ящики в пользование.

Шаг 9

Расскажите об этом

Желательно сразу после окончания ярмарки расскажите сотрудникам о результате — сумме вырученных средств. Проще всего это сделать по электронной почте. Если благополучателю вы передаете средства или необходимые предметы не в день проведения ярмарки, сделайте фотоподтверждение и уже после передачи также поделитесь им с коллегами. Также не забывайте об использовании социальных сетей. Фото с ярмарки с выбранным хэштэгом можно выложить на странице компании. Нужно поощрять, чтобы сотрудники также выкладывали такие фото с хэштэгом на своих персональных страничках.